Manejar las cuentas de correo puede resultar abrumador cuando no se tiene un orden y más si la entrada de mensajes llega a ser masiva.
Reportes de tarjetas de crédito, suscripciones a revistas, spam, mensajes familiares o de amistades y de marketing, entre otros, pueden mezclarse con correos de trabajo urgentes y convertir tu bandeja de entrada en un verdadero caos.
Al final, además de perder un tiempo buscando mensajes relevantes puedes encontrarte con que te quedas sin espacio de almacenamiento.
Para evitar estos problemas, los expertos sugieren realizar una serie de pasos que te permitirán ser más productivo, al gestionar tu cuenta de una manera eficiente y fácil.
1. Revisa y borra
La revista especializada PC sugiere en su blog que lo primero que debes hacer al abrir tu bandeja de entrada es hacer un escaneo rápido para ver qué puedes eliminar en ese momento.
Revisa la línea de asunto y el remitente. ¿Es basura? ¿Es un correo electrónico promocional que nunca vas a leer? Si es así, elimínalo.
De hecho, mueve a la papelera todo lo que no es importante.
Cuando eliminas los correos irrelevantes de inmediato, es más fácil visualizar los mensajes restantes y por consiguiente identificar los que necesitan atención rápida. De esta manera mejora tu productividad.
2. Use reglas, filtros y carpetas
Casi todos los programas de correo electrónico, como Yahoo, Gmail y Outlook.com, permiten la creación de reglas o filtros para ordenar los mensajes de forma automática en diferentes carpetas.
De hecho, puedes crear reglas para que los mensajes de tu tarjeta de crédito se vayan a la carpeta “Banco x”, por ejemplo. Igual funciona para mensajes de marketing, servidores de listas, cupones y otros correos electrónicos sin importancia.
Otra manera de gestionar los correos no relevantes es utilizar para ellos una cuenta de correo electrónico diferente.
3. No guardes mensajes viejos
Posiblemente tienes en tu bandeja de entrada una buena cantidad de mensajes antiguos con la intención de utilizar su contenido algún día, pero la ocasión nunca se presenta. Lo mejor es que los borres, pues no abonan a tu productividad.
Lo mejor es que no te aferres a los mensajes que no vas a usar.
4. Vacía la basura
Quizá te resulte obvio, pero los archivos eliminados siguen ocupando espacio en tu cuenta de correo electrónico. En este sentido, si te has deshecho de una buena cantidad de mensajes y encima son pesados, es posible que no puedas enviar ni recibir correos porque no dispones de suficiente espacio de almacenamiento.
Muchas cuentas los eliminan automáticamente a los 30 días de estar en la papelera, pero en caso de que necesites espacio puedes hacerlo de forma manual.